1С:Документооборот 8

Система «1С:Документооборот 8» обеспечивает удобную, прозрачную и управляемую работу с договорной документацией. От подготовки и согласования до контроля сроков и исполнения обязательств — все этапы автоматизированы и доступны в единой системе.

• Подготовка договора: создание на основе шаблонов, заполнение карточки договора с возможностью настройки реквизитов;
• Автоматическое заполнение файлов: интеграция данных из карточки в текстовые документы MS Word и Open Office;
• Согласование договора: поддержка последовательного, параллельного и смешанного маршрута согласования;
• Контроль возврата: фиксация передачи документа контрагенту на подпись и отслеживание срока возврата;
• Срок действия и продление: учет сроков, напоминания об окончании, автоматическое продление при необходимости;
• Многосторонние договоры: учет соглашений с несколькими контрагентами, удобный поиск и шаблоны;
• Учет исполнения: контроль выполнения обязательств и наличие сопроводительных документов;
• Хранение файлов: хранение всех версий, черновиков и оригиналов в карточке договора;
• Аналитика договорной работы: отчеты по активности, срокам, загруженности сотрудников и сезонным трендам.

В «1С:Документооборот 8» реализован мощный инструментарий для управления деловыми процессами, в том числе — на основе шаблонов. Система позволяет запускать процессы автоматически, выстраивать маршруты, ставить задачи на контроль, отслеживать исполнение и анализировать показатели эффективности.

• Шаблоны процессов: в системе предусмотрены готовые шаблоны для согласования, рассмотрения, исполнения, ознакомления и др.;
• Гибкая маршрутизация: последовательное, параллельное и смешанное согласование и исполнение задач;
• Запуск по событиям: автоматический старт процессов при создании документов и других действиях;
• Иерархия процессов: отображение всей цепочки связанных процессов и задач в карточке документа;
• Контроль процессов: установка контролёров, отслеживание сроков и визуальное отображение объектов на контроле;
• Окно «На контроле»: централизованный доступ ко всем объектам, поставленным на контроль пользователем;
• Мониторинг: автоматический сбор и анализ более 100 показателей эффективности исполнения процессов;
• Отчётность и аналитика: встроенные отчёты по популярности процессов, числу просрочек, загрузке сотрудников, результатам согласований и др.

Система «1С:Документооборот 8» помогает эффективно управлять временем сотрудников, планировать рабочую нагрузку, учитывать трудозатраты и анализировать эффективность использования рабочего времени.

• Персональные календари: планирование задач, встреч и мероприятий с напоминаниями, повторяющимися записями и указанием доступности;
• Общие календари: просмотр календарей коллег с учетом прав доступа и ролей, доступ для руководителей и делегатов;
• Учет отсутствий: фиксация отпусков, командировок и других причин отсутствия, рассылка уведомлений и настройка переадресации писем;
• Ежедневные отчеты: фиксация отработанного времени, описание задач и привязка к проектам и видам работ;
• Автоматический учет трудозатрат: автоматическое формирование отчетов по действиям в системе, привязка ко всем объектам учета;
• Анализ отчетов: оценка времени по проектам, сотрудникам, видам работ, выявление несоответствий и зон перегрузки;
• Анализ по видам деятельности: выявление наиболее затратных процессов и подготовка предложений по оптимизации.

Система «1С:Документооборот 8» предоставляет широкие возможности для организации совместной работы внутри компании. Мероприятия, форумы, бронирование помещений и взаимодействие через календари позволяют выстроить эффективную командную работу и принять согласованные решения вовремя.

• Мероприятия: подготовка и проведение внутренних, внешних и протокольных мероприятий с ведением протоколов и контролем исполнения решений;
• Автоматизация планирования: автоматический подбор времени и места мероприятия с учетом занятости участников;
• Бронирование помещений: встроенный механизм выбора и автоматической брони подходящего помещения с уведомлениями подписчиков;
• Контроль исполнения: отслеживание выполнения пунктов протоколов и фиксация итогов встреч;
• Форум: обсуждение документов, мероприятий и проектов в защищённой среде с правами доступа и полнотекстовым поиском;
• Сообщения форума: вложения, цитирование, запуск процессов из обсуждений, уведомления о новых темах и ответах;
• Голосование: быстрый сбор мнений сотрудников без совещаний, с возможностью создания оповещений прямо из темы форума.

Система «1С:Документооборот 8» обеспечивает централизованное и стандартизированное управление корпоративными документами. Она охватывает все этапы — от регистрации и согласования до хранения, сканирования и поиска, обеспечивая прозрачность, доступность и юридическую значимость документов.

• Шаблоны и оформление: использование корпоративных шаблонов и бланков с обязательными реквизитами;
• Контроль исполнения: отслеживание состояний документов и задач, связанных с ними;
• Корреспонденция: учёт входящих и исходящих документов, регистрация, маршрутизация и обработка;
• Сканирование и распознавание: ручное и потоковое сканирование, формирование PDF и TIFF, распознавание скан-копий;
• Штрихкодирование: генерация и вставка штрихкодов, распознавание и привязка к карточке документа;
• Электронная подпись: поддержка всех видов ЭП, работа с Crypto API, настройка маршрутов с обязательным подписанием;
• Архивное хранение: передача дел в архив, формирование описей, доступность архивных данных для анализа и поиска;
• Поиск: быстрый, точный и полнотекстовый поиск по реквизитам, содержимому файлов и скан-копий;
• Контроль возврата документов: отслеживание оригиналов, переданных контрагентам;
• Электронная почта: встроенные инструменты работы с письмами, прикрепление к карточкам документов.